رحلة صناعة الجودة في نشاط التدقيق
الداخلي
الجزء الأول -
المؤشرات الأولية للجودة في نشاط التدقيق الداخلي
عبدالرحمن بلال
أخصائي تطوير الأعمال
والجودة
والتدقيق الداخلي
عزيزي القارئ وزميلي المراجع الداخلي سنخوض معاً رحلة صناعة
الجودة في نشاط التدقيق الداخلي وذلك على جزئين (الجزء الأول : المؤشرات الأولية
للجودة في نشاط التدقيق الداخلي) والتي من خلالها سنتعرف على مؤشرات أولية بسيطة
عن مستوى الجودة الحالية داخل نشاط التدقيق الداخلي ثم بعد ذلك (الجزء الثاني : خطوات
تطبيق منهجية الجودة داخل نشاط التدقيق الداخلي) والتي خلالها سنتوقف في عدة محطات
سنستكشف فيها كيف يمكننا صناعة الجودة داخل إدارة التدقيق الداخلي ، وكما هو معلوم
أن الجودة ليست عملية جامدة تبدأ وتنتهي بل هي رحلة مستمرة ومتطورة ، ولا يوجد شك
لدينا أنه لتحقيق الجودة المنشودة في أي مجال لا بد في البداية من تحديد أهداف واضحة
يتم العمل على تحقيقها ، ولا ريب أيضاً أنه لتحقيق تلك الأهداف والغايات يجب
القيام بالتخطيط الجيد والتنفيذ الصحيح
وصولاً إلى تحقيقها ، وكما هو
معلوم لديك في غالب الأحيان لا يتحقق ذلك من المحاولة الأولى بل قد يتطلب الأمر المحاولة
تلو المحاولة ولمرات عديدة وفي كل مرة علينا أن نتعلم ونبحث عن سبب الإخفاقات
ونقاط الضعف ومواطن القصور للعمل على
تحسينها وتطويرها وتلاشي آثارها مستقبلاً ، وهو ما يوجب علينا التحسين والتطوير في
كل محاولة عن سابقتها وصولاً لتحقيق الأهداف المحددة بأفضل جودة ، ومن خلال ما سبق
فإنني تحت هذه المقدمة سأتبادل معك المعرفة حول كيفية صناعة الجودة داخل إدارة
نشاط التدقيق الداخلي وصولنا إلى إضافة القيمة للمؤسسة من خلاله ... والآن لنبدأ
معاً المسير وننطلق في رحلتنا.
الجزء الأول- المؤشرات
الأولية للجودة في نشاط التدقيق الداخلي.
زميلي
العزيز ،،، دعنا خلال هذه المرحلة أن نسأل أنفسنا ونسعى إلى البحث حول معرفة
العلاقة بين نشاط التدقيق الداخلي والجودة ، كذلك معرفة كيف يمكننا قياس جودة نشاط
التدقيق الداخلي ، ولمعرفة ذلك علينا طرح هذه الأسئلة التالية والإجابة عليها :
أولاً: ما علاقة
نشاط التدقيق الداخلي بالجودة؟
للإجابة
على هذا السؤال الكبير ... علينا أن نجيب على عدة أسئلة فرعية تتمثل في معرفة ما
هو نشاط التدقيق الداخلي؟ وما هي أهدافه؟ وهل هناك علاقة بين التدقيق الداخلي
والجودة ؟
ما
هو نشاط التدقيق الداخلي؟ ... وفقاً لتعريف معهد المراجعين
الداخليين فإن التدقيق الداخلي "هو نشاط مستقل وموضوعي يقدم خدمات تأكيد
وخدمات إستشارية بهدف إضافة قيمة للمؤسسة ويساعدها في تحقيق أهدافها من خلال إتباع
إسلوب منهجي منظم لتقييم وتحسين فاعلية عمليات الحوكمة وإدارة المخاطر
والرقابة".
ما
هي أهدافه؟ ... من واقع التعريف السابق يظهر جلياً أن الهدف
الأساسي لنشاط التدقيق الداخلي هو إضافة القيمة للمؤسسة ومساعدتها نحو تحقيق
أهدافها مستخدماً بذلك أفضل الطرق والأساليب والمعايير ذات العلاقة ، حيث يسعى لمساعدة أعضاء المؤسسة على أداء مهامهم بكفاءة وفاعلية
وإنضباط وأيضاً يعمل على التأكد من التقيد بالقوانين والأنظمة ويٌقيم مدى تقدم
المؤسسة نحو الأهداف والغايات .
هل
هناك علاقة بين التدقيق الداخلي والجودة؟ ... دعنا
نتفق أنه في العموم للحكم على منتج/أو خدمة معينة أنها ذات جودة هي عندما تصل للدرجة التي تلبي فيها
أهداف وتطلعات العميل ، كما أنه عند تمعين النظر في تعريف التدقيق الداخلي فإننا
نستنتج من المصطلحات المستخدمة فيه أن النشاط لكي يحقق أهدافه لابد له من تحقيقه
الجودة في مكوناته وكافة ممارساته حيث يسعى
لإضافة القيمة للمؤسسة وهذه القيمة لا تضاف ولا يمكن الحكم بكفاءتها أو
قبولها إلا عندما تكون ذات جودة ، بل إن النشاط في مجمله يسعى لتحقيق الجودة في
المؤسسة فهو يعمل على تقديم التأكيدات والإستشارات والتحسين لكافة عمليات الحوكمة
وإدارة المخاطر والرقابة في المؤسسة ككل، وتتحقق
الجودة في النشاط وأعماله من خلال تلبية وتحقيق توقعات إدارة المؤسسة وكذلك من
خلال إلتزام النشاط بالمعايير والإطار المهني الدولي الذي يحدد رسالة نشاط التدقيق
الداخلي التي يسعى من أجلها حيث تتمثل في " تعزيز وحماية قيم المؤسسة من خلال
تقديم التأكيد والمشورة والبصيرة الموضوعية المستندة إلى المخاطر" وأيضاً
الإلتزم بمبادئ أخلاقيات المهنة ، وعلى العكس من كل ذلك فإن إخفاق النشاط في تحقيق
الجودة في إضافة القيمة للمؤسسة وتحقيق رسالته فإنه بذلك يُعد عبئ على المؤسسة
يتطلب بذلك إعادة التقييم والتطوير والتحسين حتى تحقيقه الجودة المنشودة.
ثانياً: كيفية
قياس جودة نشاط التدقيق الداخلي؟
زميلي
المراجع الداخلي ... في رحلة صناعة الجودة داخل نشاط التدقيق الداخلي التي أقلعنا
فيها سوياً بحثا عن كيفية تحقيقها فإننا يجب علينا التمسك جيداً بما لدينا من
معارف ، والتذكر دائماً أنه لتحقيق الجودة لابد لنا أن نجيب عن الإستفهامات المتمثلة
في هل نشاط التدقيق الداخلي يمكن قياسه وهل لديه معايير وأهداف يمكن الرجوع إليها والمقارنة
على أساسها؟ كذلك ما هي منهجية الجودة التي يمكن أن نطبقها ؟ وما هو وجه الإستفادة
من تطبيق تلك المنهجية على نشاط خدمي مثل نشاط التدقيق الداخلي؟ وكيف سنطبق تلك
المنهجية؟
هل
نشاط التدقيق الداخلي يمكن قياسه وهل لديه معايير وأهداف يمكن الرجوع إليها والمقارنة
على أساسها؟ ... من المعلوم جلياً أن نشاط التدقيق الداخلي
يصنف ضمن الأنشطة الإدارية الخدمية ، ومن واقع الخبرة والمعرفة من المؤكد عملية
قياس الجودة في أي نشاط تتطلب توافر معايير وأسس وإرشادات معتمدة يتم الرجوع إليها
والمقارنة والحكم على أساسها ، وكما هو معلوم فإن نشاط التدقيق الداخلي تحكمه
وتنظمه معايير وأطر ومبادئ متعارف عليها ومعتمدة دولياً ، كما أن إدارة التدقيق
الداخلي تقوم بوضع ميثاق التدقيق الداخلي الذي يحدد غرض وسلطة ومسؤولية النشاط (المعيار
رقم 1000) وأيضاً تصميم الخطط السنوية المبنية على المخاطر (المعيار رقم 2010) والتي تراعي وتواكب التطور وتوفر
للإدارة العليا المعطيات والنتائج بما يساعدها في سرعة عمليات إتخاذ القرار ، وإلى ذلك أيضاً يتم وضع خطط وأهداف ونطاق
المهام (المعيار رقم 2200 و 2210 و2220) و
تخصيص الموارد وإنشاء برامج عمل المهام ووضع
آليات التنفيذ (المعيار رقم 2230 و 2240 و2300) ، كما يقوم النشاط أيضاً بعملية
التطوير المهني المستمر (المعيار رقم 1230) وأيضاً وضع برنامج تأكيد وتحسين الجودة
(معيار رقم 1300) هذا بالإضافة إلى معايير الخصائص والأداء الأخرى المنظمة لعمل
النشاط ، كل هذا يوفر الأساس الذي يمكن الإستناد والرجوع إليه في قياس جودة نشاط
التدقيق الداخلي ومعرفة مدى تحقيق الغرض منه والمتمثل في إضافة قيمة للمؤسسة
ومساعدتها في تحقيق أهدافها المنشودة.
ما
هي منهجية الجودة التي يمكن أن نطبقها؟ ... سنستخدم في رحلة صناعة الجودة في نشاط
التدقيق الداخلي منهجية هي أهم منهجيات التطوير والتحسن المتعارف عليها عالمياً ويطلق
عليها منهجية (6 سيجما) Six Sigma وقد ظهرت للمرة الأولى في الولايات المتحدة الأمريكية بواسطة شركة
(موتوريلا) Motorla وإستخدمها
اليابانيون بعد ذلك بواسطة شركة (تويوتا) Toyta وعرفت بـ (لين 6 سيجما) Lean
Six Sigma ، وبشكل موجز فإن منهجية
(6 سيجما) هي عبارة عن عملية أو إستراتيجية تمكن المنشأت من التحسن بصورة كبيرة في
عملياتها عن طريق جمع البيانات والتحليل الإحصائي لها لتحديد مصادر الأخطاء وسبل
القضاء عليها من خلال تصميم و مراقبة الأنشطة اليومية بحيث يتم تقليل الفاقد/أو
الهدر من (الوقت-الطاقات الذهنية-والإمكانيات المادية) وذلك بصورة تلبي إحتياجات
العميل وتحقق الأهداف المنشودة ، وبهذا فإذا كانت المنشأة قادرة على قياس عدد
العيوب لديها فإنها بطريقة علمية تستطيع أن تزيلها وتقترب من نقطة الخلو من العيوب
تقريباً حيث أن عدد العيوب في (6سيجما) Six
Sigma حوالي 3.4 عيب لكل مليون فرصة أي أن نسبة
الكفاءة والجودة وفاعلية العمليات تصل إلى نسبة 99.99966% .
ما هو وجه الإستفادة من
تطبيق تلك المنهجية على نشاط خدمي مثل نشاط التدقيق الداخلي؟
... لا شك أن الأنشطة الخدمية مثل التدقيق الداخلي والإدارة المالية والحوكمة
والرقابة وغيرها تمثل في جميع المنشآت بمختلفة أحجامها وتنوع أنشطتها صمام الأمان
وحجر الزاوية والموجه نحو إتخاذ القرارات الفاعلة لتحقيق الأهداف ، ولا بد أن
تتميز بأعلى درجات الجودة في الأداء والكفاءة والإنتاجية ، ولهذا عند وصول رحلتنا
لوجهتها النهائية فإننا نكون قد تمكنا من صناعة الجودة في نشاط التدقيق الداخلي بواسطة
تطبيق منهجية الجودة (6 سيجما) Six Sigma والتي من خلالها سيضيف النشاط القيمة للمؤسسة
حيث سيصبح أداء النشاط يتصف بالآتي:
1. الدقة في الترتيب والتنظيم وتحليل البيانات
والإجراءات والحد من الخلل في عمليات التنفيذ أثناء تقديم خدمات النشاط.
2. رفع معدلات كفاءة الموظفين وزيادة الإنتاجية بأعلى
مستويات الجودة وتقليل الجهد وتحقيق أقصى درجات الرضا.
3. تخفيض التكاليف بشكل كبير والقضاء على أسباب
الفاقد/أو الهدر وتحقيق الأرباح للمؤسسة من خلال زيادة الرضا بينها وبين الجهات الخارجية
ورفع مستوى الكفاءة في أقسامها الداخلية.
4. تحسين جودة مخرجات (تقارير/أو نتائج/أو توصيات)
النشاط من خلال تحديد أسباب الأخطاء وإزالتها وتقديمها بجودة عالية تمكن الإدارة
من بناء وإتخاذ القرارات الصحيحة وفي الوقت المناسب.
كيف
سنطبق تلك المنهجية؟ ... خلال رحلتنا سنطبق منهجية (6
سيجما) المستخدمة في تطوير وتحسين العمليات القائمة على ما يعرف بـمنهجية الـ DMIAC والتي هي إحدى منهجتي/أو طريقتي التطبيق للـ (6
سيجما) Six Sigma حيث
تقوم على تسلسل مراحل التطبيق التالية:
وفي هذا المقال لن نتطرق إلى شرح
مراحل التطبيق المبينة في الشكل السابق ، ولكن سنتوقف عندها في عدة محطات خلال
المرحلة الثانية من رحلة صناعة الجودة في نشاط التدقيق الداخلي ، وسنكتفي هنا فقط بالتعرف
على المؤشرات الأولية للجودة في أداء نشاط
التدقيق الداخلي ، وكخطوة تمهيدية نقوم برسم مبسط (دون تعمق) يوضح مراحل تسلسل
أداء خطة التدقيق وذلك بواسطة عمل تصور مرئي (مخطط تدفق) Flow
chart وذلك باستخدام نموذج
(الإستلام والتنفيذ/أو الإنتاج والتسليم) RPR
Model والموضح بالشكل التالي :
في نهاية كل مهمة تدقيق وخلال
مرحلة (التسليم) Release لنتائج
المهمة من تقرير وتوصيات يجب القيام بالتحقق من توافق المهمة ونتائجها مع عدة عناصر
وهي كالتالي على سبيل المثال لا الحصر :
1. الإطار
المهني الدولي لممارسة أعمال التدقيق الداخلي.
2. ميثاق التدقيق الداخلي.
3. الخطة الإستراتيجية.
4. الخطة السنوية.
5. نطاق وأهداف المهمة.
6. وضوح وتماسك الأدلة.
بعد تصور مرئي لمراحل وخطوات سير
عملية/أو مهمة التدقيق الداخلي والقيام بالتحقق من توافق نتائجها مع العناصر التي
يتم التأكد منها قبل إصدارها ، فيجب الآن القيام بعمل قياس مبدئي Initial
Assessment لمعرفة المؤشرات الأولية لجودة عمليات
التنفيذ والأداء الحالي داخل نشاط التدقيق الداخلي وذلك بإحتساب ما يُعرف بـ (جودة
الإنتاجية/أو جودة الأداء/أو الأداء المُحسن) Yield وذلك
وفق الخطوات التالية :
أ)
العينات Units : يتم تحديد وإختيار عدد (30) عينة (أي مهمة) تدقيق داخلي تم
القيام بها بشكل كامل.
ب) الفرص Opportunities : هي عبارة عن العناصر التي يجب التأكد منها خلال مرحلة التسليم
وقبل إصدار النتائج النهائية للمهمة وهي ما ذكر بعضها سابقاً على سبيل المثال لا
الحصر.
ت) العيوب Defects : هي عبارة عن عدد الأخطاء وعدم التوافق في كل
عينة حيث يتم احتسابها بمقارنة جميع محتويات كل مهمة تدقيق على حدة بالفرص
(النقاط) التي يلزم تحقيقها في كل عملية تدقيق داخلي.
ث)
جودة الإنتاجية/أو جودة الأداء Yield : بعد جمع الأخطاء في كل العينات يتم إحتساب ما نسبة جودة الأداء Yield فإذا كانت النسبة المئوية الناتجة تساوي أو تزيد عن 99% فإنها
تشير إلى أن النشاط يسير في الإتجاه الصحيح محققاً أعلى درجات الجودة وإضافة
القيمة للمؤسسة، وأما إذا كانت النسبة أقل
من 99% فمعنى ذلك أن إنتاجية وأداء النشاط ليست جيدة ولا يحقق أهدافه بإضافة
القيمة للمؤسسة.
مثال عملي: تجدر
الإشارة أنه لغايه الإختصار سيتم افتراض مثال على عدد (7) عينات مع العلم أنه يلزم
عند أي قياس مبدئي أن تكون العينات بعدد (30) عينة .
من الجدول أعلاه يتبين الآتي :
أ)
العينات Units : عدد العينات يساوي = (7) عينات لمهمات تدقيق مكتملة.
ب) الفرص Opportunities : عدد العناصر التي يتم التأكد بناءً عليها = (6) فرص.
ت) العيوب Defects : عدد العيوب المحقق في العينات يساوي= (4+3+4+0+1+4+2) بإجمالي
كلي (18) عيب .
ث)
جودة الإنتاجية/أو جودة الأداء Yield : بعد تطبيق العمليات الإحصائية على المعطيات السابقة يتبين لنا
أن جودة الإداء Yield تساوي
ما نسبته 57.14 % أي أنه أقل من نسبة 99% المستهدفة ، وهذا يشير إلى أن النشاط لا
يؤدي الغرض منه ولا يضيف قيمة للمؤسسة بل يشكل عبء عليها.
ج) نسبة الجودة المفقودة تساوي 42.86% أي أن المؤسسة
تتحمل قيمة تعادل تلك النسبة من تكاليف النشاط.
عزيزي القارئ وزميلي المراجع
الداخلي ... إنه لمن دواعي سروري أن أتقدم إليك بالشكر الجزيل أن منحتني هذه
الدقائق من وقتك الثمين وأسعدتني بقراءتك لهذا المحتوى ، ويسرني تواصلك معي
للإفادة منك وتقبل فائق تقديري وإحترامي ،،،
فكرة وإعداد ،،،
عبدالرحمن بلال
أخصائي تطوير الأعمال
والجودة
والتدقيق الداخلي
إيميل : belalcv2@gmail.com
جوال : 00966530504265